sistem

2.4.1 Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya [Jogiyanto, 2005, hlm 34].
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefenisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.4.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini [Jogiyanto,2005, hlm 53]:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer dan sistem produksi.
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi mengelilingi matahari. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan mesin yang berinteraksi dengan manusia.
1. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan karakteristik yang sudah diprediksi, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
1. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
2.4.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki beberapa karakteristik yaitu mempunyai komponen (component), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan atau proses (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) [Jogiyanto,1999,hlm 3].
1. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Komponen-komponen sistem saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Setiap sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra system.
1. Batas sistem
Batas sistem (boundary) menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan.
1. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar sistem merupakan segala sesuatu yang berada diluar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Pengaruh dari lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan.
1. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media antar muka antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung, keluaran (output) dari satu subsistem dapat mengalir menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain, dan dengan menggunakan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
1. Masukan sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
1. Keluaran sistem
Keluaran (output) dari sistem merupakan masukan yang telah diproses oleh sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
1. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.4.4 Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya yang tersedia bagi organisasi/perusahaan. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti, sedangkan data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakainya [Mc Leod, 2001].
Informasi adalah suatu produk komunikasi yang memberikan pengaruh pada peningkatan pengetahuan seseorang terhadap sesuatu hal. Bila informasi dapat disusun secara teratur dan sistematis serta selalu dapat diperbaharui, maka dapat digunakan sebagai sarana pemberi arah bagi keputusan yang baik sehingga mampu meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah dan perlu diolah lebih lanjut. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai, tetapi dapat diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Sebagai contoh data dapat berupa total jam kerja suatu unit alat berat pada suatu tambang. Setelah data ini diproses, maka data-data tersebut dapat berubah menjadi informasi. Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi ini akan digunakan oleh penerima informasi untuk pengambilan keputusan.
Informasi dapat dikelompokkan menjadi [Leman,1998]
1. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
1. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah seperti informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
1. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian.
Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut [Jogiyanto,2001]:
1. Akurat (accuracy)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan
1. Tepat waktu (timelines)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
1. Relevan (relevance)
Berarti informasi itu mempunyai manfaat untuk pemakainya, karena relevan informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya akan berbeda.
2.4.5 Fungsi Informasi Bagi Organisasi
Informasi merupakan sumber daya strategis bagi suatu organisasi. Disamping itu, informasi juga dianggap sebagai suatu entitas yang mendukung kelangsungan hidup organisasi tersebut. Informasi dibutuhkan oleh pelaku organisasi untuk mendefinisikan tujuan organisasi serta sebagai petunjuk dalam menjalankan roda organisasi. Pihak lain yang membutuhkan informasi yaitu pihak eksternal (lingkungan) yang berkaitan dengan organisasi tersebut. Dengan kata lain, informasi juga merupakan alat komunikasi dengan lingkungan. Disamping adanya aliran informasi sebagai wahana komunikasi internal, juga ada informasi yang secara formal dialirkan kepada institusi lain. Sistem informasi harus mampu menghasilkan informasi yang berguna bagi pengelola organisasi dalam memecahkan setiap tingkatan persoalan yang dihadapinya (strategis, taktis dan operasional).
Fungsi informasi bagi suatu organisasi yaitu memberikan kejelasan mengenai sesuatu hal yang sudah, sedang dan yang akan dihadapi oleh organisasi. Informasi berfungsi untuk mengurangi tingkat ketidakpastian bagi manajemen dalam mencapai kinerja yang telah direncanakan. Informasi juga berfungsi sebagai media komunikasi dan koordinasi bagi seluruh elemen organisasi serta media informasi dan koordinasi antara organisasi dengan lingkungannya.
2.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scott, merupakan: kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal dalam suatu organisasi yang bertanggung-jawab mengumpulkan dan mengolah data dan menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian [Jogianto:1999].
Tujuan utama dari sistem informasi manajemen yaitu memastikan penanganan masalah yang tepat dan ketersediaan informasi yang relevan pada saat dan dalam bentuk yang dibutuhkan sehingga berguna bagi manajemen. Pemrosesan data menjadi informasi dalam sistem informasi manajemen suatu organisasi difokuskan pada kegunaannya untuk pengambilan keputusan.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah [Mc Leod:2001]. Model Sistem Informasi Manajemen tersebut dapat dilihat pada gambar 1.
Sumber : Mc Leod (2001)
Gambar 2 Model Sistem Informasi Manajemen
Sebuah sistem informasi manajemen tidak selalu harus menggunakan sebuah sistem yang berbasis komputer, namun pada kenyataannya tidak memungkinkan sebuah sistem informasi manajemen yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen-elemen non-komputer atau elemen komputer. Elemen komputer adalah sistem mesin yang ada sehingga sistem informasi manajemen akan selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer-based information processing), sedangkan elemen non-komputer yang dimaksud adalah sistem manusia.
Secara garis besar Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri atas empat sub sistem yaitu sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System), sistem manajemen pelaporan (Management Reporting System), sistem pendukung keputusan (Decision Support System), dan sistem informasi perkantoran (Office Information System) [Kendall, 2003].
2.5.1 Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Sebuah sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System– TPS) mendukung pemrosesan transaksi pada sebuah organisasi. TPS sebuah swalayan mencatat pembelian pelanggan, menyiapkan tagihan, dan memesan barang dari supplier. TPS sebuah universitas membantu melakukan pekerjaan- pekerjaan seperti pendaftaran mahasiswa di perkuliahan, menagih uang SPP, dan mengeluarkan slip gaji ke fakultas. Sistem pemrosesan transaksi membuat organisasi berjalan lebih lancar dengan mengotomasi pemrosesan sejumlah besar kertas kerja yang harus ditangani setiap harinya.
Fungsi-fungsi utama yang dilakukan oleh kebanyakan TPS adalah :
1. Book keeping/Pembukuan
Pembukuan meliputi pembuatan catatan transaksi bisnis yang akurat. Sebenarnya setiap organisasi terlibat dalam transaksi bisnis harian antar kelompok seperti pelanggan dan vendor. Biasanya pembukuan melibatkan prinsip-prinsip pengelolaan yang umum diterima, walaupun tak semua data dalam bentuk pernyataan berguna bagi manajer dalam mengambil keputusan.
1. Issuance
Issuance mengacu pada pengeluaran dokumen-dokumen seperti slip gaji, faktur, tagihan-tagihan periodik, dan surat peringatan pembayaran. Pengeluaran dokumen ini sangat penting bagi keefektifan operasi perusahaan.
1. Control reporting
Laporan-laporan yang dibuat sebagai hasil operasi pemrosesan transaksi dan juga sebagai pelayanan pengendalian operasi disebut control report (laporan kendali). Sistem pemrosesan transaksi mendapatkan dan mengolah data transaksi. Data yang ditangkap dan diproses digunakan untuk memperbaharui dokumen dan database organisasi. Database transaksi merupakan himpunan data yang paling ekstensif, besar, dan paling terinci dari semua data yang dibuat dalam organisasi. Sebagian atau keseluruhan data transaksi ini seringkali menjadi masukan bagi tipe sistem yang lain dalam sistem informasi manajemen. Siklus Pemrosesan Transaksi dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Data entry
Data entry meliputi pengumpulan, pengkodean dan penyuntingan data transaksi. Data transaksi dalam suatu CBIS harus dikonversikan dulu ke bentuk-bentuk yang dapat dimasukkan secara langsung ke sistem komputer untuk diproses.
1. Transaction processing and file/database updating
Setelah data dalam bentuk yang dapat dibaca mesin, transaksi kemudian diproses. Pemrosesan dapat dilakukan dalam dua cara, yaitu pemrosesan batch, data dikumpulkan dalam periode waktu tertentu, baru kemudian diproses secara periodik, dan cara kedua adalah real-time processing, setiap data diproses begitu transaksi terjadi.
1. Document and report generation
Tahap akhir dari pemrosesan transaksi adalah pengeluaran output seperti dokumen dan laporan-laporan. Dokumen yang dikeluarkan oleh TPS disebut dokumen transaksi.
1. Inquiry processing
Secara umum, inquiry processing memungkinkan pemakai melakukan penyelidikan dan menerima respon yang berkaitan dengan hasil aktivitas transaksi.
2.5.2 Sistem Manajemen Pelaporan (Management Reporting Systems)
Management Reporting Systems (MRS) adalah sebuah sistem informasi yang menyediakan informasi terformat ke manajemen. MRS digunakan untuk fungsi-fungsi pengendalian dan perencanaan manajemen.
Sifat-sifat dari management reporting system yaitu:
1. Mendukung keputusan terstruktur dan semi terstruktur, terutama pada manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.
2. Menyediakan tipe-tipe informasi tetap, dalam sebuah format yang tetap, kebutuhan informasi oleh pemakai diketahui dan stabil.
3. Biasanya memerlukan permintaan formal agar bisa dikeluarkan.
4. Memerlukan jadwal pengeluaran formal.
5. Biasanya terdiri dari data operasi internal.
6. Lebih banyak berkaitan dengan data masa lalu.
7. Lebih berorientasi kepada summary reporting dan exception reporting.
2.6 Alat Identifikasi Masalah Dalam Sistem Informasi
Seven tools yang digunakan untuk perbaikan kualitas dapat juga digunakan untuk mencapai efektivitas dalam kebanyakan sistem. Tools yang digunakan dalam identifikasi masalah tersebut antara lain:
1. Diagram Pareto
Diagram pareto digunakan untuk memisahkan beberapa faktor yang signifikan. Umumnya mayoritas masalah yang terjadi merupakan akumulasi beberapa faktor yang mungkin saja terdiri atas beberapa hal kecil. Identifikasi terhadap kebanyakan sumber masalah dapat membantu pihak manajemen perusahaan untuk dapat memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya yang ada. Diagram pareto juga sangat berguna dalam pembuatan diagram sebab-akibat untuk mempelajari hubungan sebab akibat yang terhubung ke dalam beberapa faktor yang signifikan tadi.
1. Diagram Sebab-Akibat
Diagram ini disebut juga dengan fishbone diagram atau ishikawa diagram. Diagram sebab-akibat merupakan representasi grafis dari hubungan sebab dan akibat yang ditimbulkan di dalam sistem informasi atau di dalam sistem pada umumnya. Diagram ini dapat menghubungkan berbagai penyebab terjadinya akar permasalahan yang muncul, sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan yaitu perancangan ulang sistem dan dapat juga digunakan untuk penciptaan ulang standar operasi. Diagram ini berguna sekali sebagai alat untuk mengidentifikasi penyebab-penyebab masalah dalam siklus hidup pengembangan sistem.
2.7 Alat Dalam Perancangan Sistem Informasi
Perancangan model dari sistem informasi yang diusulkan berbentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, dan laporan-laporan. Diagram arus data (DAD) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan logical model, dimana Logical model lebih menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Alat-alat dalam perancangan model sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut [Jogiyanto, 1999]:
1. HIPO diagram, digunakan pada metodologi HIPO dan metodologi lainnya.
2. Data Flow Diagram (DFD)/Diagram Arus Data (DAD), digunakan pada metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design).
3. Structured Chart, digunakan di metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design).
4. Entity Relationship Diagram (ERD)/Diagram hubungan entitas, digunakan pada metodologi yang berorientasi pada data.
5. Kamus Data (Data Dictionary), digunakan pada metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design) untuk menjelaskan arus data pada DAD.
6. SADT (Structured Analysis And Design Technique) diagram, digunakan pada metodologi SADT.
7. Warnier/Orr diagram, digunakan pada metodologi Warnier/Orr.
8. Jakson’s diagram, digunakan di metodologi Jakson System Development.
Disamping alat-alat yang berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, terdapat juga alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat dipakai pada semua metodologi yang ada, yaitu :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas.
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. Bagan alir program (program flowchart).
3. Bagan alir dokumen (document flowchart).
4. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).
6. Gantt chart.
7. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting).
8. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil.
2.8 Database dan Sistem Manajemen Database
Inti dari database adalah Database Management System (DBMS), yang mengizinkankan proses pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan data serta membangkitkan laporan dari kumpulan data. Database tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu database adalah pusat sumber data yang dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi [Kendall,2003]. Suatu Database Management System (DBMS) berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data.
Manjemen database (DBMS) memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan DBMS adalah DBMS memungkinkan perusahaan atau pemakai individu untuk :
1. Mengurangi pengulangan data.
2. Mencapai independensi data.
3. Mengintegrasikan data dari beberapa file.
4. Mengambil data dan informasi secara cepat.
5. Meningkatkan keamanan.
Kerugian DBMS adalah keputusan untuk menggunakan DBMS mengikat perusahaan atau pemakai untuk :
1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal.
2. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.
3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA (Database Adminstrator).
Sebelum membuat sebuah database diperlukan perancangan model konseptual database tersebut. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational. Terdapat dua teknik dalam perancangan model konseptual database, yaitu teknik normalisasi dan teknik entity relationship.
2.8.1 Relational Database Management System (RDBMS)
Setiap tabel bisa diidentifikasi oleh nama khusus dan nama tersebut bisa digunakan oleh database untuk menemukan tempat tabel tersebut. Dalam database relational, kegiatan memanipulasi data dilakukan pada basis nilai data itu sendiri.
Metodologi akses data ini membuat model relasional banyak berbeda dan lebih baik dari database awal karena modelnya lebih mudah untuk dimengerti. Hal ini memungkinkan sebagai alasan utama untuk pengembangan sistem relasional database saat ini. Keuntungan lain dari sistem relasional adalah menyediakan peralatan yang luar biasa bagi administrasi database. Yang lebih penting, tabel tidak hanya bisa menyimpan data aktual tetapi juga bisa digunakan jika bertujuan untuk pembentukan Metadata (data mengenai tabel dan nama file yang berbentuk struktur database, akses langsung ke database, aturan integritas dan validasi data dan sebagainya).
Keuntungan database yang didisain berdasarkan model relasional adalah :
1. Mudah menginput, meng-update dan menghapus data.
2. Memudahkan dalam mendapatkan data kembali, menyimpulkan dan membuat laporan.
3. Mudah merubah skema dari database.
4. Informasi yang disimpan dalam database lebih banyak dalam aplikasi, beberapa database digunakan untuk membuat dokumentasi.
Bentuk-bentuk relasi database terdiri dari :
1. One to one relationships (Hubungan satu ke satu)
Jika dua tabel dihubungkan dalam one to one relationships, untuk setiap baris pada tabel pertama, ada pada setiap baris pada tabel kedua. Sebenarnya hubungan satu-satu sendiri terjadi dalam dunia nyata. Bentuk hubungan ini sering diciptakan untuk mengatasi sejumlah keterbatasan manajemen software database daripada model keadaan dunia nyata. Pada Microsoft Access hubungan satu-satu memungkinkan untuk memudahkan dalam database ketika kita membagi sebuah tabel kedalam dua atau lebih tabel karena keamanan atau performansi isinya atau karena batas kolom sebanyak 255 per tabel.
2. One to many relationships (Hubungan satu ke banyak)
Dua tabel dihubungkan dalam one to many relationships jika untuk setiap baris dalam tabel pertama, itu bisa menjadi baris nol, satu atau banyak pada tabel kedua tetapi setiap baris dalam tabel kedua tetap satu baris dalam tabel pertama.
3. Many to many relationships (Hubungan banyak ke banyak)
Dua tabel dihubungkan dalam many to many relationships ketika setiap baris dalam tabel pertama itu bisa menjadi banyak baris dalam tabel kedua dan setiap baris dalam tabel kedua, itu bisa menjadi setiap baris dalam tabel pertama. Many to many relationships ini tidak bisa langsung dimodelkan dalam program relational database, termasuk Microsoft Access. Bentuk hubungan ini harus dipecah kedalam beberapa kali hubungan one to many relationships.
2.8.2 Distributed Relational Database Management System (DRDBMS)
Database terdistribusi (Distributed Database) diperulakan karena user group tidak ingin mengakses database secara keseluruhan. Disamping itu sebuah database juga tidak harus diakses secara terus menerus. Database terdistribusi didefinisikan sebagai suatu bentuk database virtual dimana setiap komponen secara fisik tersimpan dalam sejumlah database yang berbeda nyata untuk aplikasi yang berbeda pula. Dapat juga dikatakan bahwa setiap aplikasi memiliki database tersendiri secara nyata, menerapkan aturan manajemen database sendiri, dan memiliki user sendiri.
2.8.2.1 Keuntungan Database Terdistribusi
Keuntungan penerapan database terdistribusi adalah bahwa sistem nyata suatu organisasi atau perusahaan umumnya telah terdistribusi. Secara logis perusahaan terbagi dalam beberapa divisi, departemen, work group, dan lain sebagainya. Secara fisik perusahaan terbagi dalam beberapa pabrik atau work station. Masing-masing unit organisasi secara alami menyimpan data yang berkaitan untuk kebutuhan operasional unit organasasi bersangkutan. Setiap unit organisasi dapat diistilahkan sebagai island of infomation. Sistem terdistribusi menyediakan jembatan yang dibutuhkan untuk menghubungkan tiap-tiap island of infomation. Database terdistribusi memungkinkan data lokal tersimpan secara lokal yang terhubung dengan data lokal lainnya sebagaimana hubungan logis yang dimilikinya. Data yang terpisah itu secara bersamaan dapat diakses ketika dibutuhkan.
2.8.2.2 Kekurangan Database Terdistribusi
Kekurangan dari database terdistribusi ialah apabila suatu bagian tidak terhubung untuk sementara, data lokal dapat segera menjadi usang atau tidak akurat. Terlebih lagi user lain tidak dapat melihat perubahan yang dibuat oleh bagian tersebut sehingga memungkinkan terjadi ketidakakuratan dan ketidakkonsistenan data.
Kekurangan lain dari database terdistribusi adalah adanya concurrency. Hal ini mengharuskan pengimplementasian manajemen pelayanan concurrency dengan aturan tertentu yang akan menentukan data update mana yang menang dibandingkan dengan data lainnya.
2.9 Komputerisasi Proses Pengolahan Data
Pemprosesan pengolahan data akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Pengolahan data yang dimaksud adalah seperti proses pencatatan data, pengelompokan data, pencarian, pelaporan dan proses lainnya. Hal tersebut dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak instansi yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data.
Beberapa tahapan dalam proses pengolahan data yang memperoleh manfaat yang besar dari penggunaan komputer antara lain adalah:
1. Verifikasi
Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan kelayakan jumlah rupiah dari transaksi dan lain-lainya
1. Sortir
Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran data kedalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat. Misalnya kumpulan nama-nama pelanggan dapat disortir ke dalam klasifikasi berdasarkan alamat, pekerjaan, dan lain sebagainya.
1. Transmission
Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat ke tempat lainnya dengan cepat. Misalnya data dari suatu file dipindahkan ke file yang lain.
1. Perhitungan
Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat. Misalnya menghitung saldo rekening sesudah adanya posting, menghitung jumlah sekelompok transaksi dan lain sebagainya.
2.10 Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan cost and benefit merupakan pertimbangan utama dalam penggunaan komputer. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Sistem komputerisasi memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) jika dibandingkan dengan sistem manual. khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond).
Hal terpenting dalam penggunaan komputer adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya. Instansi harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan instansi tersebut.