Pengertian Sistem dan Analis Sistem

Pengertian Sistem dan Analis Sistem
1. Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang
MATERI
1. Definisi Sistem
2. Karakteristik Sistem
3. Klasifikasi Sistem
4. Pengertian Pengembangan Sistem
5. Fungsi Analis Sistem
TUJUAN INSTRUKSI UMUM
Memahami Konsep Sistem Informasi, Karakteristik, Klasifikasi dan Tim
Pengembang Sistem
TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS
1. Mahasiswa akan memahami konsep sistem dan pengertian pengembangan
sistem.
2. Mahasiswa mampu menyebutkan karakteristik sistem.
3. Mahasiswa mampu menyebutkan sistem berdasarkan klasifikasi tertentu.
4. Mahasiswa mengetahui siapa saja yang akan terlibat dalam pengembangan
sistem
2 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)
mengerjakannya
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Apa itu Subsistem ?
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa
sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu
sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan
mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang
lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,
sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.
Apa itu Supersistem ?
Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu
sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga
merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.
Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga
merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem
terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,
kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari
bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut
bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah
yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem3
Pengertian Sistem dan Analis Sistem
subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.
Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT
merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,
Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.
2. Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :
subsistem subsitem
subsistem subsistem
lingkungan luar interface
boundary
input
output
pengolah
boundary
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat
dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga
dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
4 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari
sistem.
Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem
akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
5 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem
dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari
ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan
sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai
berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system
atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
6 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem
tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram
yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya
turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada,
tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada
hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar
tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem
harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus
dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem
tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang
baik saja.
Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :
Input Transformasi Output
Sistem Terbuka
Input Transformasi Output
Sistem Tertutup
Tujuan
Mekanisme
Pengendalian
7 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber
daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,
contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan
panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.
Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan
dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem
tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.
4. Pengertian Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti
disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama yang dapat berupa :
Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini
dapat berupa :
kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya
harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang
terjamin;
kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin;
tidak efisiennya operasi;
tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang
semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan
prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka
menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama
sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang
dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras
komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat
berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu
8 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat
mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi
waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana
yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing
dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke
tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang
pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.
c. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan
pemerintah.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahanpermasalahan
dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga
menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti
keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :
- keluhan dari langganan;
- pengiriman barang yang sering tertunda;
- pembayaran gaji yang terlambat;
- laporan yang tidak tepat waktunya;
- isi laporan yang sering salah;
- tanggung jawab yang tidak jelas;
- waktu kerja yang berlebihan;
- ketidakberesan kas;
- produktifitas tenaga kerja yang rendah;
- banyaknya pekerja yang menganggur;
- kegiatan yang tumpang tindih;
- tanggapan yang lambat terhadap langganan;
- kehilangan kesempatan kompetisi pasar;
- kesalahan-kesalahan manual yang tinggi;
- persediaan barang yang terlalu tinggi;
- pemesanan kembali barang yang tidak efisien;
- biaya operasi yang tinggi;
- file-file yang kurang teratur;
- keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran;
- bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang);
- investasi yang tidak efisisen;
- peramalan penjualan dan produksi tidak tepat;
- kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities);
9 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
- pekerjaan manajer yang terlalu teknis;
- dll.
Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
Sistem yang ada
Sistem yang baru
Pengembangan sistem
Permasalahan
Kesempatan
Instruksi
Memecahkan masalah
Meraih Kesempatan
Memenuhi instruksi
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan
mengingatnya), yaitu sebagai berikut :
o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang
baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan
atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi
dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan
akan terjadi.
o Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang
digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut
10 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur
dari outputnya dibagi dengan inputnya.
o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas
kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu
berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses
pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan
sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi
sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan
yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu
dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke
tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus
hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan
sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan
utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses
pengembangannya.
Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak
tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai
pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information
Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan
tahapan pengembangan sistem sebagai berikut :
11 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).
2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
b. Desain sistem secara umum (general system design)
c. Penilaian sistem (system evaluation)
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
e. Implementasi sistem (system implementation)
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
Kebijakan dan perencanaan sistem
Analisis sistem
Seleksi sistem
Desain (perancangan) sistem terinci
Desain (perancangan) sistem secara umum
Perawatan sistem
Implementasi (penerapan) sistem
awal proyek sistem
manajemen sistem
Pengembangan
sistem
Penjelasan singkatnya :
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu
dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan
sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak
akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka
12 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini.
Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya. Kebijakan sistem
(systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk
membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (systems planning) merupakan
pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen
puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan
yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama
mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk
meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau
meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).
Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk
keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak
dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah
(steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari
masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer
departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh
direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut :
1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan
perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras,
perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.
2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.
3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.
4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan.
5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang
sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran
sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan
sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu
direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning)
ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang
dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung
operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan
jangka pendek (short-range) dan perencanaan jangka panjang (long-range).
Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka
panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan
teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sistem
informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi.
13 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana
sistem
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan
oleh komite
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis
sistem.
Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian tersebut tampak
pada gambar berikut ini :
Merencanakan proyek-proyek
sistem
Mendefinisikan proyek-proyek
dikembangkan
Mempersiapkan proyek-proyek
sistem yang akan dikembangkan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan
2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem
yang baru atau diperbarui
14 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
b. Desain sistem secara umum (general system design)
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
c. Penilaian sistem (system evaluation)
Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan
pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru
berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan
baru tersebut.
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,
selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem
baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan
spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
e. Implementasi sistem (system implementation)
Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik
dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
Pemeliharaan sistem (systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan :
1. Memperbaiki kesalahan
Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau
kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.
Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.
2. Menjaga kemutakhiran sistem
Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan
sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat
lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan
sosial.
3. Meningkatkan sistem
Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan
sistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang
memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.
Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehingga
lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.
Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai
berikut ini :
15 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari
metodologi yang digunakan)
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.
Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena
pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana
melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak
dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan
pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada
dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari
systems life cycle.
Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan
klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi
yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahanpermasalahan
yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai
berikut :
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam
mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan
perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh
pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan
alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data
dictionary), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan bagan
terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan
pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan
teknik-teknik tersebut.
b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal
Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap
perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini
disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap
dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan
teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung
dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap
dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu
pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk
melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan
16 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur
yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yang
terstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dan
kemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk
meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya.
Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karena
koreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan
pengeluaran biaya yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan
bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakan
sumber utama dari kesalahan-kesalahan sistem.
d. Keberhasilan sistem kurang terjamin
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil
pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah
disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap
sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk
keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satu
kontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari
pemakai sistem.
Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akan
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalaman
telah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakai
sistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatan
klasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, maka
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang
diinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang
berhasil.
e. Masalah dalam penerapan sistem
Karena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan
pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistem
yang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistem
akan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengan sistem baru yang tiba-tiba
dikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasi
karena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran
yang akan dicapai)
Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan
pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi
tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih,
dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa
17 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya
memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja.
Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan
sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing
kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada
pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada
sasaran dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara
menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah
organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini
dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan
naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan
transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan
klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut
juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang
akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti
datanya.
Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas
organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.
Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan
atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah
decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu,
kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi
yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang
dari cara mengembangkannya)
Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan
yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk
dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik.
Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit
menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih
mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan
dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami
18 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga
merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.
5. Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari
teknologi yang akan digunakan
Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan
menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini
banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat
berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang.
Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk
semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk
dikembangkan, karena terlalu komplek.
Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih
hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus
dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai
dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang
menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan
teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi
usang.
Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah :
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan
dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau
disiplin lainnya
Metode adalah :
Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi
pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :
- Penulis buku
- Peneliti
- Konsultan
- Systems house
- Pabrik software
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan
1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional)
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitemsubsistem
yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,
19 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini
adalah :
- HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
- SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement)
- Information-Hiding
2. Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data)
Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.
Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu :
a. Data-flow oriented methodologies
Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem
kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku
logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara
logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar
fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi
ini adalah
- SADT (Structured Analisys and Design Techniques)
- Composite Design
- SSAD (Structured Systems Analysis and Design)
b. Data structure oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur
ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya.
Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian
dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini
adalah :
- JSD (Jackson’s systems development)
- W/O (Warnier / Orr)
3. Prescriptive Methodologies
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
- ISDOS (Information Systems Design and Optimization System)
Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem
informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen :
a. PSL
Merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk
mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form,
sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL
merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan
merupakan bahasa pemrograman prosedural.
b. PSA
20 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data
dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yang
disimpan , yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan
dengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya. Kegunaan dan
hasil dari PSA adalah :
PSA menganalisis PSL untuk kesalahan-kesalahan sintak dan akan
menghasilkan laporan-laporan dalam bentuk data dictionary, function
dictionary serta analisis dari hubungan-hubungan proses.
Laporan dalam bentuk grafik, seperti laporan yang menggambarkan
hubungan dari proses termasuk apakah suatu proses merupakan
bagian dari porses yang lain atau suatu proses mempunyai komponen
proses-proses lain.
PSA akan melakukan analisis jaringan untuk mengecek kelengkapan
dari semua hubungan data dan proses-proses.
PSA juga akan melakukan analisis dari hubungan ketergantungan
waktu dari data dan analisis dari spesifikasi volume.
- PLEXSYS
Kegunaannya adalah untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasa
komputer tingkat tinggi ke suatu executable code untuk suatu konfigurasi
perangkat keras yang diinginkan. PLEXSYS merupakan tambahan untuk
ISDOS. Kalau ISDOS digunakan pada aspek penntuan kebutuhan,
PLEXSYS digunakan pad aspek penghasil kode program secar otomatis.
- PRIDE
Merupakan perangkat lunak terpadu yang baik untuk analisis/disain sistem
terstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian.
- SDM/70
Merupakan suatu perangkat lunak yang berisi kumpulan metode, estimasi,
dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk
mengembangkan dan merawat sistem yang efektif
- SPECTRUM
Perangkat lunak ini mempunyai beberapa versi untuk keperluan yang
berbeda, semacam SPECTRUM-1 untuk life cycle konvensional,
SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur, SPECTRUM-3
untuk on-line interactive estimator.
- SRES (Software Requirement Engineering System) dan SREM (Software
Requirement Engineering Methodology)
21 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
- DBO (Design By Objective), PAD (Program Analysis Diagram), HOS
(Higher Order Software), MSR (Meta Stepwise Refinement), PDL (Program
Design Language)
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik
untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi
umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar,
alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik
(nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english,
pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah
sebagai berikut ini :
a. HIPO diagram
Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program
yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan
oleh fungsi utamanya.
b. Data flow diagram
Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya
file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).
c. Structured chart
Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem
informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan
menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan
modulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari
elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya.
d. SADT
Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem
terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan
yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe
diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan
diagram data (data diagrams, disebut datagrams).
22 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
e. Jackson’s diagram
Jackson’s Systems Development, JSD, membangun suatu model dari dunia nyata
(real world) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem.
Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi
tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu
dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan
yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)
a. Bagan alir sistem (systems flowchart)
b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :
bagan alir logika program (program logic flowchart)
bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart)
c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)
d. Bagan alir proses (process flowchart)
e. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting)
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship
charting)
a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart)
b. Bagan organisasi (organization chart)
Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain
sebagai berikut ini :
a. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT
(Program Evaluation and Review Technique)
Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek.
b. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques)
Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan
fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini
diantaranya adalah :
- wawancara (interview)
wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer)
untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang
diwawancarai (interviewee).
- observasi (observation)
observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan
yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisispasi
dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.
- daftar pertanyaan (questionaires)
23 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan
khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan
pendapat dari responden-responden yang dipilih.
- pengumpulan sampel (sampling)
pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh
item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk
mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang
terbatas.
c. Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-benefit
analysis)
Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem
informasi.
d. Teknik untuk menjalankan rapat
Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan
baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan
sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem
untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang
penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.
e. Teknik inspeksi/walkthrough
Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough
merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan
walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada
pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan
dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem
melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh
analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem
Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya
Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan
dan pemasangan teknologi tidak sesuai
Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
5. Fungsi Analis Sistem
Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem
(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
24 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain
untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis
(business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems
consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer).
Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adalah
orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang
bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang
melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang
melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan
tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram
(analyst/programmer) atau pemrogram/analis (programmer/analyst). Tugas dan
tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada
tabel berikut :
Pemrogram Analis sistem
1. tanggungjawab pemrogram terbatas
pada pembuatan program komputer.
2. Pengetahuan pemrogram cukup
terbatas pada teknologi komputer,
sistem komputer, utilities dan
bahasa-bahasa pemrograman yang
diperlukan.
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis
dan harus tepat dalam pembuatan
instruksi-instruksi program.
4. Pekerjaan pemrogram tidak
menyangkut hubungan dengan
banyak orang, terbatas pada sesama
pemrogram dan analis sistem yang
mempersiapkan rancang bangun
(spesifikasi) programnya.
4. Tanggungjawab analis sistem tidak
hanya pada pembuatan program
komputer saja, tetapi pada sistem
secara keseluruhan.
5. Pengetahuan analis sistem harus
luas, tidak hanya pada teknologi
komputer, tetapi juga pada bidang
aplikasi yang ditanganinya.
6. Pekerjaaan analis sistem dalam
pembuatan program terbatas pada
pemecahan masalah secara garis
besar.
7. Pekerjaan analis sistem melibatkan
hubungan banyak orang, tidak
terbatas pada sesama analis sistem,
pemrogram, tetapi juga pemakai
sistem dan manajer.
Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang
khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian
berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :
25 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
komputer dan pemrograman komputer
a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam
penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi
serta keahlian dalam menggunakan komputer.
b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang
perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa
komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini
dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.
Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,
akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,
manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan
dan aspek-aspek bisnis lainnya.
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif
Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier
programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion),
network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.
4. Keahlian pemecahan masalah
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan
komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut
ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat
merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahanpermasalahan
tersebut.
5. Keahlian komunikasi antar personil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi
baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam
wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
6. Keahlian membina hubungan antar personil
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu
dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan
kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya
menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan
yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari
26 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan
mempersulitnya.
Tim Pengembangan Sistem
Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan
hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram
(analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem
(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar
atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk
tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnya
ruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umnum dapat terdiri dari
personil-personil sebagai berikut ini :
1. Manajer analisis sistem
Manajer analisis sistem (manager of systems analysis) ini disebut juga sebagai
koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ini
a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem
b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem
lainnya
c. Membuat jadwal pelakasanaan proyek pengembangan sistem yang akan
dilakukan
d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain
sistem dan penerapannya
e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada
manajemen dan pemakai sistem
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report)
h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim
2. Ketua analis sistem
Ketua analis sistem (lead systems analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari
manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis
sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.
3. Analis sistem senior
Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang
sudah berpengalaman.
27 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
4. Analis sistem
Analis sistem (systems analyst) merupakan analis sistem yang cukup
berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem
senior.
5. Analis sistem yunior
Analis sistem yunior (junior systems analyst) merupakan analis sistem yang
belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari
analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut
dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).
6. Pemrogram aplikasi senior
Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan
pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang
spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang
lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan
pemrogram/analis.
7. Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram
komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus
dibimbing secara langsung lagi.
8. Pemrogram aplikasi yunior
Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan
pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan
langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya
hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti
misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering
juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications
programmer trainee).
28 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
EVALUASI
1. Jelaskan dan berikan ilustrasi definisi dari sistem, subsistem dan supersistem !
2. Jelaskan dan berikan ilustrasi perbedaan antara tujuan (goal) dengan sasaran
(objectives) !
3. Jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan suatu sistem lama harus diperbaiki
atau diganti !
4. Sebutkan dan jelaskan beberapa indikator (minimal 5 indikator) bahwa suatu
sistem harus segera diperbaiki atau diganti !
5. Jelaskan harapan-harapan apa saja setelah suatu sistem baru dikembangkan
dalam suatu pengembangan sistem !
6. Jelaskan mengenai pentingnya dukungan dari manajemen puncak (top
management) dalam suatu pengembangan sistem !
7. Sebutkan dan jelaskan alasan suatu pemeliharaan sistem (systems maintenance)
harus dilakukan !
8. Apa perbedaan utama pendekatan pengembangan sistem klasik dengan
pendekatan pengembangan sistem terstruktur ? jelaskan !
9. Apa yang menjadi perbedaan antara seorang analis sistem dengan seorang
programmer ? jelaskan !
10. Untuk menjadi seorang analis sistem yang baik, diperlukan beberapa
pengetahuan dan keahlian tertentu. Kenapa keahlian membina hubungan antar
personil diperlukan ? jelaskan !
DAFTAR PUSTAKA
1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing
Company, 1992.
2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.
3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and
Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979
4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,
Yourdon Press, Prentice Hall, 1988
5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice
Hall, 1991
6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based
Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979selamat datang.....................!!!!

sistem

2.4.1 Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya [Jogiyanto, 2005, hlm 34].
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefenisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.4.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini [Jogiyanto,2005, hlm 53]:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer dan sistem produksi.
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi mengelilingi matahari. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan mesin yang berinteraksi dengan manusia.
1. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan karakteristik yang sudah diprediksi, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
1. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
2.4.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki beberapa karakteristik yaitu mempunyai komponen (component), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan atau proses (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) [Jogiyanto,1999,hlm 3].
1. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Komponen-komponen sistem saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Setiap sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra system.
1. Batas sistem
Batas sistem (boundary) menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan.
1. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar sistem merupakan segala sesuatu yang berada diluar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Pengaruh dari lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan.
1. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media antar muka antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung, keluaran (output) dari satu subsistem dapat mengalir menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain, dan dengan menggunakan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
1. Masukan sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
1. Keluaran sistem
Keluaran (output) dari sistem merupakan masukan yang telah diproses oleh sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
1. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.4.4 Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya yang tersedia bagi organisasi/perusahaan. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti, sedangkan data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakainya [Mc Leod, 2001].
Informasi adalah suatu produk komunikasi yang memberikan pengaruh pada peningkatan pengetahuan seseorang terhadap sesuatu hal. Bila informasi dapat disusun secara teratur dan sistematis serta selalu dapat diperbaharui, maka dapat digunakan sebagai sarana pemberi arah bagi keputusan yang baik sehingga mampu meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah dan perlu diolah lebih lanjut. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai, tetapi dapat diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Sebagai contoh data dapat berupa total jam kerja suatu unit alat berat pada suatu tambang. Setelah data ini diproses, maka data-data tersebut dapat berubah menjadi informasi. Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi ini akan digunakan oleh penerima informasi untuk pengambilan keputusan.
Informasi dapat dikelompokkan menjadi [Leman,1998]
1. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
1. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah seperti informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
1. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian.
Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut [Jogiyanto,2001]:
1. Akurat (accuracy)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan
1. Tepat waktu (timelines)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
1. Relevan (relevance)
Berarti informasi itu mempunyai manfaat untuk pemakainya, karena relevan informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya akan berbeda.
2.4.5 Fungsi Informasi Bagi Organisasi
Informasi merupakan sumber daya strategis bagi suatu organisasi. Disamping itu, informasi juga dianggap sebagai suatu entitas yang mendukung kelangsungan hidup organisasi tersebut. Informasi dibutuhkan oleh pelaku organisasi untuk mendefinisikan tujuan organisasi serta sebagai petunjuk dalam menjalankan roda organisasi. Pihak lain yang membutuhkan informasi yaitu pihak eksternal (lingkungan) yang berkaitan dengan organisasi tersebut. Dengan kata lain, informasi juga merupakan alat komunikasi dengan lingkungan. Disamping adanya aliran informasi sebagai wahana komunikasi internal, juga ada informasi yang secara formal dialirkan kepada institusi lain. Sistem informasi harus mampu menghasilkan informasi yang berguna bagi pengelola organisasi dalam memecahkan setiap tingkatan persoalan yang dihadapinya (strategis, taktis dan operasional).
Fungsi informasi bagi suatu organisasi yaitu memberikan kejelasan mengenai sesuatu hal yang sudah, sedang dan yang akan dihadapi oleh organisasi. Informasi berfungsi untuk mengurangi tingkat ketidakpastian bagi manajemen dalam mencapai kinerja yang telah direncanakan. Informasi juga berfungsi sebagai media komunikasi dan koordinasi bagi seluruh elemen organisasi serta media informasi dan koordinasi antara organisasi dengan lingkungannya.
2.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scott, merupakan: kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal dalam suatu organisasi yang bertanggung-jawab mengumpulkan dan mengolah data dan menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian [Jogianto:1999].
Tujuan utama dari sistem informasi manajemen yaitu memastikan penanganan masalah yang tepat dan ketersediaan informasi yang relevan pada saat dan dalam bentuk yang dibutuhkan sehingga berguna bagi manajemen. Pemrosesan data menjadi informasi dalam sistem informasi manajemen suatu organisasi difokuskan pada kegunaannya untuk pengambilan keputusan.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah [Mc Leod:2001]. Model Sistem Informasi Manajemen tersebut dapat dilihat pada gambar 1.
Sumber : Mc Leod (2001)
Gambar 2 Model Sistem Informasi Manajemen
Sebuah sistem informasi manajemen tidak selalu harus menggunakan sebuah sistem yang berbasis komputer, namun pada kenyataannya tidak memungkinkan sebuah sistem informasi manajemen yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen-elemen non-komputer atau elemen komputer. Elemen komputer adalah sistem mesin yang ada sehingga sistem informasi manajemen akan selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer-based information processing), sedangkan elemen non-komputer yang dimaksud adalah sistem manusia.
Secara garis besar Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri atas empat sub sistem yaitu sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System), sistem manajemen pelaporan (Management Reporting System), sistem pendukung keputusan (Decision Support System), dan sistem informasi perkantoran (Office Information System) [Kendall, 2003].
2.5.1 Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Sebuah sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System– TPS) mendukung pemrosesan transaksi pada sebuah organisasi. TPS sebuah swalayan mencatat pembelian pelanggan, menyiapkan tagihan, dan memesan barang dari supplier. TPS sebuah universitas membantu melakukan pekerjaan- pekerjaan seperti pendaftaran mahasiswa di perkuliahan, menagih uang SPP, dan mengeluarkan slip gaji ke fakultas. Sistem pemrosesan transaksi membuat organisasi berjalan lebih lancar dengan mengotomasi pemrosesan sejumlah besar kertas kerja yang harus ditangani setiap harinya.
Fungsi-fungsi utama yang dilakukan oleh kebanyakan TPS adalah :
1. Book keeping/Pembukuan
Pembukuan meliputi pembuatan catatan transaksi bisnis yang akurat. Sebenarnya setiap organisasi terlibat dalam transaksi bisnis harian antar kelompok seperti pelanggan dan vendor. Biasanya pembukuan melibatkan prinsip-prinsip pengelolaan yang umum diterima, walaupun tak semua data dalam bentuk pernyataan berguna bagi manajer dalam mengambil keputusan.
1. Issuance
Issuance mengacu pada pengeluaran dokumen-dokumen seperti slip gaji, faktur, tagihan-tagihan periodik, dan surat peringatan pembayaran. Pengeluaran dokumen ini sangat penting bagi keefektifan operasi perusahaan.
1. Control reporting
Laporan-laporan yang dibuat sebagai hasil operasi pemrosesan transaksi dan juga sebagai pelayanan pengendalian operasi disebut control report (laporan kendali). Sistem pemrosesan transaksi mendapatkan dan mengolah data transaksi. Data yang ditangkap dan diproses digunakan untuk memperbaharui dokumen dan database organisasi. Database transaksi merupakan himpunan data yang paling ekstensif, besar, dan paling terinci dari semua data yang dibuat dalam organisasi. Sebagian atau keseluruhan data transaksi ini seringkali menjadi masukan bagi tipe sistem yang lain dalam sistem informasi manajemen. Siklus Pemrosesan Transaksi dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Data entry
Data entry meliputi pengumpulan, pengkodean dan penyuntingan data transaksi. Data transaksi dalam suatu CBIS harus dikonversikan dulu ke bentuk-bentuk yang dapat dimasukkan secara langsung ke sistem komputer untuk diproses.
1. Transaction processing and file/database updating
Setelah data dalam bentuk yang dapat dibaca mesin, transaksi kemudian diproses. Pemrosesan dapat dilakukan dalam dua cara, yaitu pemrosesan batch, data dikumpulkan dalam periode waktu tertentu, baru kemudian diproses secara periodik, dan cara kedua adalah real-time processing, setiap data diproses begitu transaksi terjadi.
1. Document and report generation
Tahap akhir dari pemrosesan transaksi adalah pengeluaran output seperti dokumen dan laporan-laporan. Dokumen yang dikeluarkan oleh TPS disebut dokumen transaksi.
1. Inquiry processing
Secara umum, inquiry processing memungkinkan pemakai melakukan penyelidikan dan menerima respon yang berkaitan dengan hasil aktivitas transaksi.
2.5.2 Sistem Manajemen Pelaporan (Management Reporting Systems)
Management Reporting Systems (MRS) adalah sebuah sistem informasi yang menyediakan informasi terformat ke manajemen. MRS digunakan untuk fungsi-fungsi pengendalian dan perencanaan manajemen.
Sifat-sifat dari management reporting system yaitu:
1. Mendukung keputusan terstruktur dan semi terstruktur, terutama pada manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.
2. Menyediakan tipe-tipe informasi tetap, dalam sebuah format yang tetap, kebutuhan informasi oleh pemakai diketahui dan stabil.
3. Biasanya memerlukan permintaan formal agar bisa dikeluarkan.
4. Memerlukan jadwal pengeluaran formal.
5. Biasanya terdiri dari data operasi internal.
6. Lebih banyak berkaitan dengan data masa lalu.
7. Lebih berorientasi kepada summary reporting dan exception reporting.
2.6 Alat Identifikasi Masalah Dalam Sistem Informasi
Seven tools yang digunakan untuk perbaikan kualitas dapat juga digunakan untuk mencapai efektivitas dalam kebanyakan sistem. Tools yang digunakan dalam identifikasi masalah tersebut antara lain:
1. Diagram Pareto
Diagram pareto digunakan untuk memisahkan beberapa faktor yang signifikan. Umumnya mayoritas masalah yang terjadi merupakan akumulasi beberapa faktor yang mungkin saja terdiri atas beberapa hal kecil. Identifikasi terhadap kebanyakan sumber masalah dapat membantu pihak manajemen perusahaan untuk dapat memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya yang ada. Diagram pareto juga sangat berguna dalam pembuatan diagram sebab-akibat untuk mempelajari hubungan sebab akibat yang terhubung ke dalam beberapa faktor yang signifikan tadi.
1. Diagram Sebab-Akibat
Diagram ini disebut juga dengan fishbone diagram atau ishikawa diagram. Diagram sebab-akibat merupakan representasi grafis dari hubungan sebab dan akibat yang ditimbulkan di dalam sistem informasi atau di dalam sistem pada umumnya. Diagram ini dapat menghubungkan berbagai penyebab terjadinya akar permasalahan yang muncul, sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan yaitu perancangan ulang sistem dan dapat juga digunakan untuk penciptaan ulang standar operasi. Diagram ini berguna sekali sebagai alat untuk mengidentifikasi penyebab-penyebab masalah dalam siklus hidup pengembangan sistem.
2.7 Alat Dalam Perancangan Sistem Informasi
Perancangan model dari sistem informasi yang diusulkan berbentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, dan laporan-laporan. Diagram arus data (DAD) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan logical model, dimana Logical model lebih menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Alat-alat dalam perancangan model sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut [Jogiyanto, 1999]:
1. HIPO diagram, digunakan pada metodologi HIPO dan metodologi lainnya.
2. Data Flow Diagram (DFD)/Diagram Arus Data (DAD), digunakan pada metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design).
3. Structured Chart, digunakan di metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design).
4. Entity Relationship Diagram (ERD)/Diagram hubungan entitas, digunakan pada metodologi yang berorientasi pada data.
5. Kamus Data (Data Dictionary), digunakan pada metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design) untuk menjelaskan arus data pada DAD.
6. SADT (Structured Analysis And Design Technique) diagram, digunakan pada metodologi SADT.
7. Warnier/Orr diagram, digunakan pada metodologi Warnier/Orr.
8. Jakson’s diagram, digunakan di metodologi Jakson System Development.
Disamping alat-alat yang berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, terdapat juga alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat dipakai pada semua metodologi yang ada, yaitu :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas.
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. Bagan alir program (program flowchart).
3. Bagan alir dokumen (document flowchart).
4. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).
6. Gantt chart.
7. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting).
8. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil.
2.8 Database dan Sistem Manajemen Database
Inti dari database adalah Database Management System (DBMS), yang mengizinkankan proses pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan data serta membangkitkan laporan dari kumpulan data. Database tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu database adalah pusat sumber data yang dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi [Kendall,2003]. Suatu Database Management System (DBMS) berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data.
Manjemen database (DBMS) memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan DBMS adalah DBMS memungkinkan perusahaan atau pemakai individu untuk :
1. Mengurangi pengulangan data.
2. Mencapai independensi data.
3. Mengintegrasikan data dari beberapa file.
4. Mengambil data dan informasi secara cepat.
5. Meningkatkan keamanan.
Kerugian DBMS adalah keputusan untuk menggunakan DBMS mengikat perusahaan atau pemakai untuk :
1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal.
2. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.
3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA (Database Adminstrator).
Sebelum membuat sebuah database diperlukan perancangan model konseptual database tersebut. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational. Terdapat dua teknik dalam perancangan model konseptual database, yaitu teknik normalisasi dan teknik entity relationship.
2.8.1 Relational Database Management System (RDBMS)
Setiap tabel bisa diidentifikasi oleh nama khusus dan nama tersebut bisa digunakan oleh database untuk menemukan tempat tabel tersebut. Dalam database relational, kegiatan memanipulasi data dilakukan pada basis nilai data itu sendiri.
Metodologi akses data ini membuat model relasional banyak berbeda dan lebih baik dari database awal karena modelnya lebih mudah untuk dimengerti. Hal ini memungkinkan sebagai alasan utama untuk pengembangan sistem relasional database saat ini. Keuntungan lain dari sistem relasional adalah menyediakan peralatan yang luar biasa bagi administrasi database. Yang lebih penting, tabel tidak hanya bisa menyimpan data aktual tetapi juga bisa digunakan jika bertujuan untuk pembentukan Metadata (data mengenai tabel dan nama file yang berbentuk struktur database, akses langsung ke database, aturan integritas dan validasi data dan sebagainya).
Keuntungan database yang didisain berdasarkan model relasional adalah :
1. Mudah menginput, meng-update dan menghapus data.
2. Memudahkan dalam mendapatkan data kembali, menyimpulkan dan membuat laporan.
3. Mudah merubah skema dari database.
4. Informasi yang disimpan dalam database lebih banyak dalam aplikasi, beberapa database digunakan untuk membuat dokumentasi.
Bentuk-bentuk relasi database terdiri dari :
1. One to one relationships (Hubungan satu ke satu)
Jika dua tabel dihubungkan dalam one to one relationships, untuk setiap baris pada tabel pertama, ada pada setiap baris pada tabel kedua. Sebenarnya hubungan satu-satu sendiri terjadi dalam dunia nyata. Bentuk hubungan ini sering diciptakan untuk mengatasi sejumlah keterbatasan manajemen software database daripada model keadaan dunia nyata. Pada Microsoft Access hubungan satu-satu memungkinkan untuk memudahkan dalam database ketika kita membagi sebuah tabel kedalam dua atau lebih tabel karena keamanan atau performansi isinya atau karena batas kolom sebanyak 255 per tabel.
2. One to many relationships (Hubungan satu ke banyak)
Dua tabel dihubungkan dalam one to many relationships jika untuk setiap baris dalam tabel pertama, itu bisa menjadi baris nol, satu atau banyak pada tabel kedua tetapi setiap baris dalam tabel kedua tetap satu baris dalam tabel pertama.
3. Many to many relationships (Hubungan banyak ke banyak)
Dua tabel dihubungkan dalam many to many relationships ketika setiap baris dalam tabel pertama itu bisa menjadi banyak baris dalam tabel kedua dan setiap baris dalam tabel kedua, itu bisa menjadi setiap baris dalam tabel pertama. Many to many relationships ini tidak bisa langsung dimodelkan dalam program relational database, termasuk Microsoft Access. Bentuk hubungan ini harus dipecah kedalam beberapa kali hubungan one to many relationships.
2.8.2 Distributed Relational Database Management System (DRDBMS)
Database terdistribusi (Distributed Database) diperulakan karena user group tidak ingin mengakses database secara keseluruhan. Disamping itu sebuah database juga tidak harus diakses secara terus menerus. Database terdistribusi didefinisikan sebagai suatu bentuk database virtual dimana setiap komponen secara fisik tersimpan dalam sejumlah database yang berbeda nyata untuk aplikasi yang berbeda pula. Dapat juga dikatakan bahwa setiap aplikasi memiliki database tersendiri secara nyata, menerapkan aturan manajemen database sendiri, dan memiliki user sendiri.
2.8.2.1 Keuntungan Database Terdistribusi
Keuntungan penerapan database terdistribusi adalah bahwa sistem nyata suatu organisasi atau perusahaan umumnya telah terdistribusi. Secara logis perusahaan terbagi dalam beberapa divisi, departemen, work group, dan lain sebagainya. Secara fisik perusahaan terbagi dalam beberapa pabrik atau work station. Masing-masing unit organisasi secara alami menyimpan data yang berkaitan untuk kebutuhan operasional unit organasasi bersangkutan. Setiap unit organisasi dapat diistilahkan sebagai island of infomation. Sistem terdistribusi menyediakan jembatan yang dibutuhkan untuk menghubungkan tiap-tiap island of infomation. Database terdistribusi memungkinkan data lokal tersimpan secara lokal yang terhubung dengan data lokal lainnya sebagaimana hubungan logis yang dimilikinya. Data yang terpisah itu secara bersamaan dapat diakses ketika dibutuhkan.
2.8.2.2 Kekurangan Database Terdistribusi
Kekurangan dari database terdistribusi ialah apabila suatu bagian tidak terhubung untuk sementara, data lokal dapat segera menjadi usang atau tidak akurat. Terlebih lagi user lain tidak dapat melihat perubahan yang dibuat oleh bagian tersebut sehingga memungkinkan terjadi ketidakakuratan dan ketidakkonsistenan data.
Kekurangan lain dari database terdistribusi adalah adanya concurrency. Hal ini mengharuskan pengimplementasian manajemen pelayanan concurrency dengan aturan tertentu yang akan menentukan data update mana yang menang dibandingkan dengan data lainnya.
2.9 Komputerisasi Proses Pengolahan Data
Pemprosesan pengolahan data akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Pengolahan data yang dimaksud adalah seperti proses pencatatan data, pengelompokan data, pencarian, pelaporan dan proses lainnya. Hal tersebut dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak instansi yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data.
Beberapa tahapan dalam proses pengolahan data yang memperoleh manfaat yang besar dari penggunaan komputer antara lain adalah:
1. Verifikasi
Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan kelayakan jumlah rupiah dari transaksi dan lain-lainya
1. Sortir
Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran data kedalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat. Misalnya kumpulan nama-nama pelanggan dapat disortir ke dalam klasifikasi berdasarkan alamat, pekerjaan, dan lain sebagainya.
1. Transmission
Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat ke tempat lainnya dengan cepat. Misalnya data dari suatu file dipindahkan ke file yang lain.
1. Perhitungan
Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat. Misalnya menghitung saldo rekening sesudah adanya posting, menghitung jumlah sekelompok transaksi dan lain sebagainya.
2.10 Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan cost and benefit merupakan pertimbangan utama dalam penggunaan komputer. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Sistem komputerisasi memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) jika dibandingkan dengan sistem manual. khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond).
Hal terpenting dalam penggunaan komputer adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya. Instansi harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan instansi tersebut.

2.4.1 Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya [Jogiyanto, 2005, hlm 34].
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefenisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.4.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini [Jogiyanto,2005, hlm 53]:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer dan sistem produksi.
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi mengelilingi matahari. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan mesin yang berinteraksi dengan manusia.
1. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan karakteristik yang sudah diprediksi, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
1. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
2.4.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki beberapa karakteristik yaitu mempunyai komponen (component), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan atau proses (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) [Jogiyanto,1999,hlm 3].
1. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Komponen-komponen sistem saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Setiap sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra system.
1. Batas sistem
Batas sistem (boundary) menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan.
1. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar sistem merupakan segala sesuatu yang berada diluar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Pengaruh dari lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan.
1. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media antar muka antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung, keluaran (output) dari satu subsistem dapat mengalir menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain, dan dengan menggunakan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
1. Masukan sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
1. Keluaran sistem
Keluaran (output) dari sistem merupakan masukan yang telah diproses oleh sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
1. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.4.4 Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya yang tersedia bagi organisasi/perusahaan. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti, sedangkan data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakainya [Mc Leod, 2001].
Informasi adalah suatu produk komunikasi yang memberikan pengaruh pada peningkatan pengetahuan seseorang terhadap sesuatu hal. Bila informasi dapat disusun secara teratur dan sistematis serta selalu dapat diperbaharui, maka dapat digunakan sebagai sarana pemberi arah bagi keputusan yang baik sehingga mampu meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk yang masih mentah dan perlu diolah lebih lanjut. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai, tetapi dapat diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Sebagai contoh data dapat berupa total jam kerja suatu unit alat berat pada suatu tambang. Setelah data ini diproses, maka data-data tersebut dapat berubah menjadi informasi. Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi ini akan digunakan oleh penerima informasi untuk pengambilan keputusan.
Informasi dapat dikelompokkan menjadi [Leman,1998]
1. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
1. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah seperti informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
1. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stok, retur penjualan dan laporan kas harian.
Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut [Jogiyanto,2001]:
1. Akurat (accuracy)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan
1. Tepat waktu (timelines)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
1. Relevan (relevance)
Berarti informasi itu mempunyai manfaat untuk pemakainya, karena relevan informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya akan berbeda.
2.4.5 Fungsi Informasi Bagi Organisasi
Informasi merupakan sumber daya strategis bagi suatu organisasi. Disamping itu, informasi juga dianggap sebagai suatu entitas yang mendukung kelangsungan hidup organisasi tersebut. Informasi dibutuhkan oleh pelaku organisasi untuk mendefinisikan tujuan organisasi serta sebagai petunjuk dalam menjalankan roda organisasi. Pihak lain yang membutuhkan informasi yaitu pihak eksternal (lingkungan) yang berkaitan dengan organisasi tersebut. Dengan kata lain, informasi juga merupakan alat komunikasi dengan lingkungan. Disamping adanya aliran informasi sebagai wahana komunikasi internal, juga ada informasi yang secara formal dialirkan kepada institusi lain. Sistem informasi harus mampu menghasilkan informasi yang berguna bagi pengelola organisasi dalam memecahkan setiap tingkatan persoalan yang dihadapinya (strategis, taktis dan operasional).
Fungsi informasi bagi suatu organisasi yaitu memberikan kejelasan mengenai sesuatu hal yang sudah, sedang dan yang akan dihadapi oleh organisasi. Informasi berfungsi untuk mengurangi tingkat ketidakpastian bagi manajemen dalam mencapai kinerja yang telah direncanakan. Informasi juga berfungsi sebagai media komunikasi dan koordinasi bagi seluruh elemen organisasi serta media informasi dan koordinasi antara organisasi dengan lingkungannya.
2.5 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scott, merupakan: kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal dalam suatu organisasi yang bertanggung-jawab mengumpulkan dan mengolah data dan menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian [Jogianto:1999].
Tujuan utama dari sistem informasi manajemen yaitu memastikan penanganan masalah yang tepat dan ketersediaan informasi yang relevan pada saat dan dalam bentuk yang dibutuhkan sehingga berguna bagi manajemen. Pemrosesan data menjadi informasi dalam sistem informasi manajemen suatu organisasi difokuskan pada kegunaannya untuk pengambilan keputusan.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah [Mc Leod:2001]. Model Sistem Informasi Manajemen tersebut dapat dilihat pada gambar 1.
Sumber : Mc Leod (2001)
Gambar 2 Model Sistem Informasi Manajemen
Sebuah sistem informasi manajemen tidak selalu harus menggunakan sebuah sistem yang berbasis komputer, namun pada kenyataannya tidak memungkinkan sebuah sistem informasi manajemen yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen-elemen non-komputer atau elemen komputer. Elemen komputer adalah sistem mesin yang ada sehingga sistem informasi manajemen akan selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer-based information processing), sedangkan elemen non-komputer yang dimaksud adalah sistem manusia.
Secara garis besar Sistem Informasi Manajemen (SIM) terdiri atas empat sub sistem yaitu sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System), sistem manajemen pelaporan (Management Reporting System), sistem pendukung keputusan (Decision Support System), dan sistem informasi perkantoran (Office Information System) [Kendall, 2003].
2.5.1 Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Sebuah sistem pemrosesan transaksi (Transaction Processing System– TPS) mendukung pemrosesan transaksi pada sebuah organisasi. TPS sebuah swalayan mencatat pembelian pelanggan, menyiapkan tagihan, dan memesan barang dari supplier. TPS sebuah universitas membantu melakukan pekerjaan- pekerjaan seperti pendaftaran mahasiswa di perkuliahan, menagih uang SPP, dan mengeluarkan slip gaji ke fakultas. Sistem pemrosesan transaksi membuat organisasi berjalan lebih lancar dengan mengotomasi pemrosesan sejumlah besar kertas kerja yang harus ditangani setiap harinya.
Fungsi-fungsi utama yang dilakukan oleh kebanyakan TPS adalah :
1. Book keeping/Pembukuan
Pembukuan meliputi pembuatan catatan transaksi bisnis yang akurat. Sebenarnya setiap organisasi terlibat dalam transaksi bisnis harian antar kelompok seperti pelanggan dan vendor. Biasanya pembukuan melibatkan prinsip-prinsip pengelolaan yang umum diterima, walaupun tak semua data dalam bentuk pernyataan berguna bagi manajer dalam mengambil keputusan.
1. Issuance
Issuance mengacu pada pengeluaran dokumen-dokumen seperti slip gaji, faktur, tagihan-tagihan periodik, dan surat peringatan pembayaran. Pengeluaran dokumen ini sangat penting bagi keefektifan operasi perusahaan.
1. Control reporting
Laporan-laporan yang dibuat sebagai hasil operasi pemrosesan transaksi dan juga sebagai pelayanan pengendalian operasi disebut control report (laporan kendali). Sistem pemrosesan transaksi mendapatkan dan mengolah data transaksi. Data yang ditangkap dan diproses digunakan untuk memperbaharui dokumen dan database organisasi. Database transaksi merupakan himpunan data yang paling ekstensif, besar, dan paling terinci dari semua data yang dibuat dalam organisasi. Sebagian atau keseluruhan data transaksi ini seringkali menjadi masukan bagi tipe sistem yang lain dalam sistem informasi manajemen. Siklus Pemrosesan Transaksi dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Data entry
Data entry meliputi pengumpulan, pengkodean dan penyuntingan data transaksi. Data transaksi dalam suatu CBIS harus dikonversikan dulu ke bentuk-bentuk yang dapat dimasukkan secara langsung ke sistem komputer untuk diproses.
1. Transaction processing and file/database updating
Setelah data dalam bentuk yang dapat dibaca mesin, transaksi kemudian diproses. Pemrosesan dapat dilakukan dalam dua cara, yaitu pemrosesan batch, data dikumpulkan dalam periode waktu tertentu, baru kemudian diproses secara periodik, dan cara kedua adalah real-time processing, setiap data diproses begitu transaksi terjadi.
1. Document and report generation
Tahap akhir dari pemrosesan transaksi adalah pengeluaran output seperti dokumen dan laporan-laporan. Dokumen yang dikeluarkan oleh TPS disebut dokumen transaksi.
1. Inquiry processing
Secara umum, inquiry processing memungkinkan pemakai melakukan penyelidikan dan menerima respon yang berkaitan dengan hasil aktivitas transaksi.
2.5.2 Sistem Manajemen Pelaporan (Management Reporting Systems)
Management Reporting Systems (MRS) adalah sebuah sistem informasi yang menyediakan informasi terformat ke manajemen. MRS digunakan untuk fungsi-fungsi pengendalian dan perencanaan manajemen.
Sifat-sifat dari management reporting system yaitu:
1. Mendukung keputusan terstruktur dan semi terstruktur, terutama pada manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.
2. Menyediakan tipe-tipe informasi tetap, dalam sebuah format yang tetap, kebutuhan informasi oleh pemakai diketahui dan stabil.
3. Biasanya memerlukan permintaan formal agar bisa dikeluarkan.
4. Memerlukan jadwal pengeluaran formal.
5. Biasanya terdiri dari data operasi internal.
6. Lebih banyak berkaitan dengan data masa lalu.
7. Lebih berorientasi kepada summary reporting dan exception reporting.
2.6 Alat Identifikasi Masalah Dalam Sistem Informasi
Seven tools yang digunakan untuk perbaikan kualitas dapat juga digunakan untuk mencapai efektivitas dalam kebanyakan sistem. Tools yang digunakan dalam identifikasi masalah tersebut antara lain:
1. Diagram Pareto
Diagram pareto digunakan untuk memisahkan beberapa faktor yang signifikan. Umumnya mayoritas masalah yang terjadi merupakan akumulasi beberapa faktor yang mungkin saja terdiri atas beberapa hal kecil. Identifikasi terhadap kebanyakan sumber masalah dapat membantu pihak manajemen perusahaan untuk dapat memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya yang ada. Diagram pareto juga sangat berguna dalam pembuatan diagram sebab-akibat untuk mempelajari hubungan sebab akibat yang terhubung ke dalam beberapa faktor yang signifikan tadi.
1. Diagram Sebab-Akibat
Diagram ini disebut juga dengan fishbone diagram atau ishikawa diagram. Diagram sebab-akibat merupakan representasi grafis dari hubungan sebab dan akibat yang ditimbulkan di dalam sistem informasi atau di dalam sistem pada umumnya. Diagram ini dapat menghubungkan berbagai penyebab terjadinya akar permasalahan yang muncul, sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan yaitu perancangan ulang sistem dan dapat juga digunakan untuk penciptaan ulang standar operasi. Diagram ini berguna sekali sebagai alat untuk mengidentifikasi penyebab-penyebab masalah dalam siklus hidup pengembangan sistem.
2.7 Alat Dalam Perancangan Sistem Informasi
Perancangan model dari sistem informasi yang diusulkan berbentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, dan laporan-laporan. Diagram arus data (DAD) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan logical model, dimana Logical model lebih menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Alat-alat dalam perancangan model sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut [Jogiyanto, 1999]:
1. HIPO diagram, digunakan pada metodologi HIPO dan metodologi lainnya.
2. Data Flow Diagram (DFD)/Diagram Arus Data (DAD), digunakan pada metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design).
3. Structured Chart, digunakan di metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design).
4. Entity Relationship Diagram (ERD)/Diagram hubungan entitas, digunakan pada metodologi yang berorientasi pada data.
5. Kamus Data (Data Dictionary), digunakan pada metodologi berorientasi pada proses (structured systems analysis and design) untuk menjelaskan arus data pada DAD.
6. SADT (Structured Analysis And Design Technique) diagram, digunakan pada metodologi SADT.
7. Warnier/Orr diagram, digunakan pada metodologi Warnier/Orr.
8. Jakson’s diagram, digunakan di metodologi Jakson System Development.
Disamping alat-alat yang berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, terdapat juga alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat dipakai pada semua metodologi yang ada, yaitu :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas.
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. Bagan alir program (program flowchart).
3. Bagan alir dokumen (document flowchart).
4. Bagan alir hubungan database (database relationship flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).
6. Gantt chart.
7. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting).
8. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil.
2.8 Database dan Sistem Manajemen Database
Inti dari database adalah Database Management System (DBMS), yang mengizinkankan proses pembuatan, modifikasi, dan pembaharuan data serta membangkitkan laporan dari kumpulan data. Database tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu database adalah pusat sumber data yang dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi [Kendall,2003]. Suatu Database Management System (DBMS) berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data.
Manjemen database (DBMS) memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan DBMS adalah DBMS memungkinkan perusahaan atau pemakai individu untuk :
1. Mengurangi pengulangan data.
2. Mencapai independensi data.
3. Mengintegrasikan data dari beberapa file.
4. Mengambil data dan informasi secara cepat.
5. Meningkatkan keamanan.
Kerugian DBMS adalah keputusan untuk menggunakan DBMS mengikat perusahaan atau pemakai untuk :
1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal.
2. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.
3. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA (Database Adminstrator).
Sebelum membuat sebuah database diperlukan perancangan model konseptual database tersebut. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational. Terdapat dua teknik dalam perancangan model konseptual database, yaitu teknik normalisasi dan teknik entity relationship.
2.8.1 Relational Database Management System (RDBMS)
Setiap tabel bisa diidentifikasi oleh nama khusus dan nama tersebut bisa digunakan oleh database untuk menemukan tempat tabel tersebut. Dalam database relational, kegiatan memanipulasi data dilakukan pada basis nilai data itu sendiri.
Metodologi akses data ini membuat model relasional banyak berbeda dan lebih baik dari database awal karena modelnya lebih mudah untuk dimengerti. Hal ini memungkinkan sebagai alasan utama untuk pengembangan sistem relasional database saat ini. Keuntungan lain dari sistem relasional adalah menyediakan peralatan yang luar biasa bagi administrasi database. Yang lebih penting, tabel tidak hanya bisa menyimpan data aktual tetapi juga bisa digunakan jika bertujuan untuk pembentukan Metadata (data mengenai tabel dan nama file yang berbentuk struktur database, akses langsung ke database, aturan integritas dan validasi data dan sebagainya).
Keuntungan database yang didisain berdasarkan model relasional adalah :
1. Mudah menginput, meng-update dan menghapus data.
2. Memudahkan dalam mendapatkan data kembali, menyimpulkan dan membuat laporan.
3. Mudah merubah skema dari database.
4. Informasi yang disimpan dalam database lebih banyak dalam aplikasi, beberapa database digunakan untuk membuat dokumentasi.
Bentuk-bentuk relasi database terdiri dari :
1. One to one relationships (Hubungan satu ke satu)
Jika dua tabel dihubungkan dalam one to one relationships, untuk setiap baris pada tabel pertama, ada pada setiap baris pada tabel kedua. Sebenarnya hubungan satu-satu sendiri terjadi dalam dunia nyata. Bentuk hubungan ini sering diciptakan untuk mengatasi sejumlah keterbatasan manajemen software database daripada model keadaan dunia nyata. Pada Microsoft Access hubungan satu-satu memungkinkan untuk memudahkan dalam database ketika kita membagi sebuah tabel kedalam dua atau lebih tabel karena keamanan atau performansi isinya atau karena batas kolom sebanyak 255 per tabel.
2. One to many relationships (Hubungan satu ke banyak)
Dua tabel dihubungkan dalam one to many relationships jika untuk setiap baris dalam tabel pertama, itu bisa menjadi baris nol, satu atau banyak pada tabel kedua tetapi setiap baris dalam tabel kedua tetap satu baris dalam tabel pertama.
3. Many to many relationships (Hubungan banyak ke banyak)
Dua tabel dihubungkan dalam many to many relationships ketika setiap baris dalam tabel pertama itu bisa menjadi banyak baris dalam tabel kedua dan setiap baris dalam tabel kedua, itu bisa menjadi setiap baris dalam tabel pertama. Many to many relationships ini tidak bisa langsung dimodelkan dalam program relational database, termasuk Microsoft Access. Bentuk hubungan ini harus dipecah kedalam beberapa kali hubungan one to many relationships.
2.8.2 Distributed Relational Database Management System (DRDBMS)
Database terdistribusi (Distributed Database) diperulakan karena user group tidak ingin mengakses database secara keseluruhan. Disamping itu sebuah database juga tidak harus diakses secara terus menerus. Database terdistribusi didefinisikan sebagai suatu bentuk database virtual dimana setiap komponen secara fisik tersimpan dalam sejumlah database yang berbeda nyata untuk aplikasi yang berbeda pula. Dapat juga dikatakan bahwa setiap aplikasi memiliki database tersendiri secara nyata, menerapkan aturan manajemen database sendiri, dan memiliki user sendiri.
2.8.2.1 Keuntungan Database Terdistribusi
Keuntungan penerapan database terdistribusi adalah bahwa sistem nyata suatu organisasi atau perusahaan umumnya telah terdistribusi. Secara logis perusahaan terbagi dalam beberapa divisi, departemen, work group, dan lain sebagainya. Secara fisik perusahaan terbagi dalam beberapa pabrik atau work station. Masing-masing unit organisasi secara alami menyimpan data yang berkaitan untuk kebutuhan operasional unit organasasi bersangkutan. Setiap unit organisasi dapat diistilahkan sebagai island of infomation. Sistem terdistribusi menyediakan jembatan yang dibutuhkan untuk menghubungkan tiap-tiap island of infomation. Database terdistribusi memungkinkan data lokal tersimpan secara lokal yang terhubung dengan data lokal lainnya sebagaimana hubungan logis yang dimilikinya. Data yang terpisah itu secara bersamaan dapat diakses ketika dibutuhkan.
2.8.2.2 Kekurangan Database Terdistribusi
Kekurangan dari database terdistribusi ialah apabila suatu bagian tidak terhubung untuk sementara, data lokal dapat segera menjadi usang atau tidak akurat. Terlebih lagi user lain tidak dapat melihat perubahan yang dibuat oleh bagian tersebut sehingga memungkinkan terjadi ketidakakuratan dan ketidakkonsistenan data.
Kekurangan lain dari database terdistribusi adalah adanya concurrency. Hal ini mengharuskan pengimplementasian manajemen pelayanan concurrency dengan aturan tertentu yang akan menentukan data update mana yang menang dibandingkan dengan data lainnya.
2.9 Komputerisasi Proses Pengolahan Data
Pemprosesan pengolahan data akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Pengolahan data yang dimaksud adalah seperti proses pencatatan data, pengelompokan data, pencarian, pelaporan dan proses lainnya. Hal tersebut dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak instansi yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data.
Beberapa tahapan dalam proses pengolahan data yang memperoleh manfaat yang besar dari penggunaan komputer antara lain adalah:
1. Verifikasi
Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan kelayakan jumlah rupiah dari transaksi dan lain-lainya
1. Sortir
Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran data kedalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat. Misalnya kumpulan nama-nama pelanggan dapat disortir ke dalam klasifikasi berdasarkan alamat, pekerjaan, dan lain sebagainya.
1. Transmission
Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat ke tempat lainnya dengan cepat. Misalnya data dari suatu file dipindahkan ke file yang lain.
1. Perhitungan
Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat. Misalnya menghitung saldo rekening sesudah adanya posting, menghitung jumlah sekelompok transaksi dan lain sebagainya.
2.10 Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan cost and benefit merupakan pertimbangan utama dalam penggunaan komputer. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Sistem komputerisasi memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) jika dibandingkan dengan sistem manual. khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond).
Hal terpenting dalam penggunaan komputer adalah informasi apa yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya. Instansi harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka menghasilkan informasi untuk kepentingan instansi tersebut.